Zarządzanie flotą samochodową -jak działają systemy zarządzania flotą?
Dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii zarządzanie flotą samochodową może być jeszcze prostsze i wydajniejsze. Jednym z najlepszych przyjaciół każdego fleet managera są obecnie systemy oparte o lokalizatory GPS – z ich pomocą można nie tylko optymalizować procesy logistyczne zachodzące w firmie, ale także stale kontrolować stan służbowych pojazdów. W niniejszym wpisie tłumaczymy, do jakich zadań sprawdzają się systemy zarządzania flotą.
Zarządzanie flotą samochodową to nie tylko skuteczny nadzór nad zespołem kierowców
Niestety, nie wszyscy kierowcy czują się w pełni odpowiedzialni za powierzone im pojazdy firmowe – w efekcie personel może dopuszczać się różnego rodzaju nadużyć. Jednym z powszechniej spotykanych problemów jest zbyt brawurowa jazda, która może wiązać się nie tylko z ryzykiem wypadku lub kosztownym mandatem, ale także znacznie większym zużyciem paliwa. Podwładni korzystają też czasem ze służbowych pojazdów do celów prywatnych, np. robienia zakupów czy podwożenia dzieci do szkoły. Montaż systemu GPS pozwoli Ci wyeliminować takie niepożądane praktyki – pracownik, który zdaje sobie sprawę z monitoringu stylu jazdy, kieruje ostrożniej, przestrzega przepisów drogowych oraz wykorzystuje flotę jedynie do wykonywania obowiązków służbowych.
Oczywiście system zarządzania flotą nie musi spełniać jedynie roli straszaka. Z pomocą GPS-u do ciężarówki możesz również sprawnie rejestrować rzeczywisty czas pracy kierowców, liczbę postojów czy długość pokonanych tras. Zdobyte w ten sposób informacje pozwolą Ci na prowadzenie dokładnych raportów i wygodniejsze rozliczanie pracowników.
Sprawne zarządzanie flotą samochodową zapewnia skuteczne bieżące kontrolowanie stanu pojazdów
Chociaż systemy zarządzania flotą oparte o technologię GPS kojarzą się przede wszystkim z ustalaniem pozycji danych pojazdów, to możliwości tych urządzeń wcale się na tym nie kończą! Współczesne lokalizatory pozwalają na bieżąco monitorować wiele ważnych parametrów związanych z Twoją flotą – mowa tutaj o m.in. aktualnym zużyciu paliwa, stanie kontrolek, a nawet obrotach i trybie pracy silnika. Jeżeli układ wykryje jakąkolwiek nieprawidłowość, to natychmiast Cię o tym powiadomi, np. za pośrednictwem klasycznego SMS-a lub alertu w aplikacji mobilnej.
Opcja zdalnego podglądu stanu pojazdów ma obopólne korzyści – Tobie zapewnia pełniejszą kontrolę nad flotą, z kolei kierowcy dodatkowe poczucie bezpieczeństwa w trasie. Czujniki zintegrowane z systemem pozwolą również na wykrycie pewnych nadużyć, np. związanych z podkradaniem paliwa.
Zarządzanie flotą pojazdów to także mniejsze koszty związane z utrzymaniem floty
Jak wspominaliśmy już wcześniej, systemy zarządzania flotą mają pozytywny wpływ na zachowanie kierowców za kółkiem. W praktyce oznacza to jazdę zgodną z ecodrivingiem, który w znacznym stopniu zmniejsza zużycie paliwa, a więc także koszty związane z utrzymaniem floty. Ostrożne manewrowanie przysłuży się też samym pojazdom, które będą mniej narażone na wypadki czy usterki związane ze zbyt dużymi przeciążeniami.
Możliwość śledzenia oraz późniejszej analizy pozycji pojazdów sprawia, że możesz również optymalizować trasy dla swojej floty. Jak pokazują nasze doświadczenia, zastosowanie monitoringu GPS pozwala zredukować wydatki na paliwo i serwisowanie pojazdów nawet o 30 procent! Nie można zapomnieć również o kwestiach dotyczących konserwacji pojazdów. Systemy do zarządzania taborem dają możliwość tworzenia harmonogramów oraz planowania specjalnych powiadomień, które w odpowiednim czasie poinformują Cię o konieczności wykonania zapobiegawczego przeglądu technicznego. Utrzymanie floty w nienagannym stanie sprawi, że już nie zaskoczą Cię żadne niespodziewane przestoje.
Zarządzanie pojazdami to także zabezpieczenie w razie kradzieży
System zarządzania flotą może być też z powodzeniem wykorzystany w roli zabezpieczenia. Dostępny w naszej ofercie monitoring GanFLEET pozwoli Ci na bieżąco śledzić lokalizację pojazdów oraz przewożonego ładunku – dzięki temu uchronisz się nie tylko przed złodziejami, ale również nieuczciwymi pracownikami. Montaż lokalizatora GPS nie jest wcale dużym wydatkiem, a w razie kradzieży realnie zwiększa szanse na odzyskanie pojazdu z rąk rabusiów. Wystarczy tylko szybka reakcja oraz przekazanie współrzędnych do odpowiednich służb – dokładność rzędu kilku metrów bez problemu pozwoli na sprawne odnalezienie „zguby”.
Flota w małych firmach również powinna być monitorowana
Nie tylko duże przedsiębiorstwa zajmujące się transportem i logistyką, ale również małe podmioty posiadające niewielkie parki pojazdów powinny inwestować w systemy monitoringu. To świetne rozwiązanie optymalizujące koszty i wpływające na rozwój biznesu. Dlaczego?
Do niedawna systemy monitoringu nierozerwalnie łączono z transportem ciężkim i firmami zarządzającymi ogromnymi flotami. Dziś nowoczesne rozwiązania telematyczne bazujące na aplikacjach mobilnych udowadniają swoją przydatność również w niewielkich firmach. Sprawdzają się nie tylko jako metoda na lokalizację pojazdów, ale również – a może przede wszystkim – jako narzędzie usprawniające codzienną pracę.
W parkach maszyn
Zmorą wielu zarządców flot i właścicieli firm posiadających wszelkiego rodzaju maszyny – czy to rolnicze, czy budowlane – jest kwestia uczciwości pracowników oraz odpowiedniej eksploatacji urządzeń. Sposobem na lepsze kontrolowanie podwładnych oraz zwiększanie wydajność działań jest zastosowanie odpowiedniego systemu monitorowania bazującego na technologii GPS/GSM oraz radiowej.
Nowoczesne aplikacje zarządzające modułami są w stanie generować raporty wydajności określonych maszyn, a w domyśle – również ich operatorów. Moduły lokalizacyjne wyposażone w dodatkowe czujniki umożliwiają wgląd w parametry takie jak zużycie paliwa, czas pracy, włączanie i wyłączanie silnika oraz nagły spadek poziomu paliwa w zbiorniku. Dodatkowo, co jest niezwykle istotne, pozwalają sprawdzić, czy pojazd jest użytkowany we właściwy sposób i rzeczywiście pracuje. „Sensory umieszczone np. w urządzeniach sterujących wykrywają ruch manetek, a analizująca je aplikacja generuje raporty efektywności, wykazujące czy pracownik wykonywał zlecone działania przez cały czas spędzony w pojeździe” – wyjaśnia Dariusz Kwakszys, IT Manager w firmie Gannet Guard Systems.
W ramach raportów efektywności wykorzystania pojazdu właściciel czy też zarządca parku maszyn otrzymuje precyzyjne informacje o godzinie i miejscu rozpoczęcia pracy, przebytym dystansie, a także momencie wyłączenia silnika i lokalizacji, w której maszyna została zaparkowana. Za sprawą raportów może analizować efektywność wszystkich monitorowanych pojazdów oraz ich operatorów. Ma wgląd w statystyki godzin pracy wraz z miesięcznym podsumowaniem parametrów. Dodatkowo jest również w stanie sprawdzić jak wiele minut każdego dnia maszyna pracowała nieefektywnie, czyli nie wykonywała działań dla niej przeznaczonych.
„Takie dane są istotne niezależnie od wielkości firmy, bo każdy właściciel chce, aby jego biznes przynosił zyski, a nie generował straty. Monitoring mu w tym pomoże” – stwierdza Dariusz Kwakszys.
Wspomaganie pracownika
Raportowanie i każdorazowe opisywanie tras z uwzględnieniem odległości, czasu i miejsca bywa żmudne, czasochłonne i wymaga stałej kontroli wykonywanych czynności. W natłoku obowiązków kierowców zawodowych niekiedy brak czasu na notowanie wszystkich wyjazdów. W takich przypadkach z pomocą przychodzi system monitoringu wzbogacony o „Dziennik kierowcy”.
„Pozwala on w sprawny i wygodny sposób monitorować wykonywane trasy i rozliczać przejazdy, a tym samym dokumentować dzień pracy kierowcy Dzięki tej funkcjonalności nie musi on pamiętać takich danych jak godziny rozpoczęcia i zakończenia przejazdów, czasy przejazdów, przebiegi czy odwiedzone adresy. Wszystkie te dane trafiają do systemu, a jedyną czynnością, jaką musi wykonać kierowca, jest wybranie określonego przejazdu i jego opisanie zlecenia” – dodaje ekspert Gannet Guard Systems.
Tego typu funkcjonalność idealnie sprawdzi się w przypadku kurierów czy przedstawicieli handlowych. Każdorazowy wyjazd może być monitorowany, a zarządca lub pracodawca będzie miał wgląd w cel wizyty w określonym punkcie. Może się to przyczynić do zwiększenia wydajności pracy oraz obniżenia kosztów utrzymania parku samochodowego.
Bezpieczeństwo i optymalizacja kosztów
Wysokie prędkości, dynamiczna (czasem aż do przesady) jazda, intensywne zmiany biegów i gwałtowne hamowania potrafią znacznie skrócić żywotność podzespołów pojazdu, przez co właściciel floty zmuszony jest o ponoszenia wyższych kosztów z tytułu utrzymania parku pojazdów. Nie mówiąc już o kosztach związanych z uszkodzeniami samochodów w wyniku kolizji i wypadków, które na krótszy lub dłuższy czas wyłączają auta z pracy. Monitorując parametry pojazdu można podjąć odpowiednie kroki w celu zmniejszenia przypadków przekraczania prędkości czy też jazdy brawurowej.
Kontrola nad wykonanymi zleceniami
Kluczem do wydajnego funkcjonowania firmy jest odpowiednie zarządzanie pracownikami. Przypisywanie im określonych zadań oraz ich realizacja w zdefiniowanym czasie znacząco poprawia wydajność dnia pracy. Wiele firmy zatrudniających pracowników mobilnych zajmujących się kontaktami z klientem ma problem z weryfikacją rzeczywistych efektów pracy podwładnych. Dzięki wykorzystaniu modułów lokalizacyjnych, pracodawca zyskuje wgląd w realne miejsca, które odwiedzał pracownik. „Dodatkowo pracownik, posiadający przeświadczenie, że jest nadzorowany, a pracodawca może zawsze sprawdzić, czy odwiedził on wszystkie miejsca, w których powinien się znaleźć, zyskuje dodatkową motywacje i stara się pracować wydajniej” – podsumowuje Dariusz Kwakszys.
